Om deelnemersgegevens in te lezen in Insight, heb je een importbestand nodig. Dit bestand kan worden geëxporteerd vanuit een administratiesysteem of handmatig worden gemaakt in Excel. In dit artikel lees je welke velden verplicht zijn en waar je rekening mee moet houden.
Stap 1: Kies hoe je het importbestand maakt
Maak een export uit het administratiesysteem in .xlsx of .csv-formaat
Of stel handmatig een Excelbestand samen met de juiste kolommen
Stap 2: Vul de verplichte velden in
De volgende velden zijn verplicht bij het importeren van deelnemersgegevens:
Deelnemersnummer (altijd uniek: leerlingnummer, personeelsnummer of klantnummer)
Voornaam
Achternaam
Voorvoegsel (alleen invullen als dit van toepassing is)
Stap 3: Vul de vaak verplichte velden in
Afhankelijk van het product zijn ook onderstaande velden verplicht of sterk aanbevolen:
Geboortedatum (verplicht bij Talentscan, Loopbaanleren)
Geslacht (verplicht bij Talentscan)
Groep (klas, afdeling of locatie; wordt automatisch aangemaakt als deze nog niet bestaat)
Crebonummer (opleidingsnummer/niveau; verplicht bij Talentscan)
E-mailadres (handig voor uitnodigingen en resultaten)
Gebruikersnaam (altijd een e-mailadres; verplicht bij Loopbaanleren)
Stap 4: Sla het bestand correct op
Gebruik het juiste bestandsformaat: Excel (.xlsx) of csv
Controleer de kolomkoppen en pas deze zo nodig aan naar de AMN-veldnamen
Extra informatie:
Controleer altijd of het deelnemersnummer uniek is; dubbele nummers zorgen voor fouten bij het inlezen
Voeg zoveel mogelijk gegevens toe voor volledige rapportages, ook al zijn sommige velden niet verplicht
Het veld Groep is handig voor administratie en wordt automatisch aangemaakt als deze nog niet bestaat in Insight
Met een correct opgesteld importbestand kun je eenvoudig meerdere deelnemers tegelijk toevoegen aan Insight. Controleer altijd de verplichte velden en sla het bestand op in het juiste formaat om fouten te voorkomen.